Pensiunea La Roată
O pensiune care nu mai copiază rezervări: sosirile, plățile și mesajele către oaspeți se țin singure la zi
Rezervările pensiunii veneau prin PynBooking, din mai multe platforme, dar oaspeții, avansurile și mesajele către ei se urmăreau separat. Pensiunea avea nevoie de un singur loc în care să vadă cine sosește azi, cine a plătit tot și cine doar avansul, cu fișa de cazare gata de tipărit și cu emailuri care pleacă singure la sosire, la plecare și după sejur.
Ce am construit
Situația
PynBooking ține rezervările, dar nu și relația cu oaspetele. Platformele externe trimit adrese de email-releu și nume generice, starea plății se poate afla doar din facturi de avans, fiscale și storno, iar camerele din sistemul de rezervări sunt unități fizice, în timp ce oaspetele are nevoie de tipul camerei.
Ce am construit
Un CRM care aduce la fiecare oră rezervările din PynBooking, inclusiv pe cele venite de pe Booking.com, creează sau actualizează clientul, marchează sosirile, plecările și anulările. O eroare a sistemului de rezervări nu poate anula rezervări în masă, iar un preț corectat de mână rămâne corectat.
Plata (neachitat, parțial, achitat), avansul și restul de plată se calculează din facturi. Oaspeții primesc singuri emailul de bun venit, reminderul de plecare, cererea de review și felicitarea de ziua lor; un oaspete cu mai multe camere primește un singur email. Ofertele de sezon pleacă din același ecran, către clienții care le acceptă.
Fiecare client are istoricul sejururilor și o fișă de cazare bilingvă, gata de tipărit. Camerele fizice sunt legate de tipurile de cameră, iar panoul de start și rapoartele arată sosirile, plățile restante, ocuparea și veniturile, cu export.
Ce s-a schimbat
- Rezervările nu se mai introduc de mână: apar în CRM în cel mult o oră.
- Se vede cine a plătit tot și cine doar avansul, fără a deschide facturile.
- Emailurile către oaspeți pleacă singure, la sosire, la plecare și după sejur.
- Ofertele de sezon pleacă din CRM, fără un instrument separat.
- Fișa de cazare se tipărește gata completată, în română și engleză.